Pirkanmaan maakuntavaltuusto päätti kaavan laadinnan käynnistämisestä 5.12.2011 (§ 30).
Pirkanmaan maakuntakaavan 2040 valmisteluprosessi kestää noin 4–5 vuotta, ja siinä pyritään laajaan vuorovaikutukseen alueen kuntien, naapurimaakuntien, asukkaiden ja muiden toimijoiden sekä valtion viranomaisten kanssa. Maankäytön suunnittelun tueksi laaditaan erillisselvityksiä koskien mm. asumista, palveluverkkoa ja kaupan sijaintia, liikennettä, kulttuuriympäristöjä ja luonnonvaroja.
Maakuntakaava käynnistyy aloitusvaiheella, jolloin laaditaan osallistumis- ja arviointisuunnitelma (OAS).
Valmisteluvaihe käynnistyy aloitusvaiheen palautteen käsittelyllä maakuntahallituksessa. Ennen kaavaluonnosta laaditaan yleispiirteiset maankäyttövaihtoehdot, jotka maakuntavaltuusto käsittelee. Tämän jälkeen valmistellaan maakuntakaavaluonnos, jonka maakuntahallitus asettaa nähtäville yhdessä muun valmisteluaineiston kanssa.
Ehdotusvaiheessa laaditaan kaavaehdotus palautteen ja tarvittaessa tehtävien lisäselvitysten perusteella. Ehdotuksesta pyydetään lausunnot viranomaisilta, mukaan lukien ministeriöiltä, ja järjestetään toinen viranomaisneuvottelu. Lausuntojen perusteella kaavaehdotusta tarkennetaan.
Tämän jälkeen täsmennetty kaavaehdotus asetetaan nähtäville, jolloin osalliset voivat jättää siitä muistutuksensa. Palautteen perusteella kaavaa tarvittaessa tarkistetaan. Maakuntavaltuusto hyväksyy kaavan, minkä jälkeen se tulee voimaan. Hyväksymispäätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen.
Uusi kaava korvaa vahvistuessaan Pirkanmaan 1. maakuntakaavan, vaihemaakuntakaavat sekä Kiikoisten alueella Satakunnan maakuntakaavan.